Et godt eksempel på økt effektivisering og brukervennlighet med digitale løsninger

Kommunen Barnehave1Vi har tidligere skrevet om viktigheten av at det offentlige inkludert kommunene tar i bruk alle muligheter som ligger i de digitale løsningene. Dette for å gi en mer effektiv hverdag for de som arbeider i det offentlige og gi en best mulig utnyttelse av ressursene. Det offentlige koster enormt med penger, og for å opprettholde legitimiteten for bruken av penger til dette er det viktig med smart og effektiv utnyttelse av arbeidstiden til de ansatte. Samtidig er det også viktig å ta i bruk og utnytte muligheten som ligger i økt digitalisering overfor brukerne av de offentlige tjenestene. Dette gir en økt brukervennlighet og en enklere prosess i kontakten med det offentlige. Med gode resultater gir det også økt legitimitet for de offentlige tilbudene. Med andre ord en vinn-vinn-situasjon.

Barnehaveopptaket er blitt en heldigital søknadsprosess

Kommunen BarnehaveKommunen Barnehave2Et område hvor dette har kommet langt og har forenklet hele prosessen er innenfor opptak til barnehaver. I landets hovedstad og største kommune er det for eksempel 10 000 nye barn som ønsker barnehaveplass hvert eneste år. I Oslo kommune skal det administreres opptak og plass-administrasjon til mer enn 430 private og 350 kommunale barnehaver. Frem til 2013 foregikk dette opptaket manuelt. Hos de ansvarlige i kommunen hadde de en ambisjon om å utvikle gode og tilgjengelige digitale løsninger. Dette fordi de ønsket at den primære dialogen mellom næringslivet, innbyggerne og kommunen skulle være digital samhandling. Dette er gjort på mange sektorer. Prosessen har medført at skjemaer og post som tidligere var på papir nå er erstattet av elektronisk dialog og elektronisk arkivering. Tilbud om barnehaveplass kom også i form av brev. I dag er det slik at bydelene samordner opptakene og arbeider i systemet. Foreldrene søker om plass, sier opp plasser og bytter barnehave. Alt dette skjer elektronisk, og en heldigital søknadsprosess har ført til en betydelig forenkling. Spesielt at man slipper å sende ut brev fysisk.

Godt fornøyde brukere

Kommunen Barnehave3Og hva sier så brukerne av digitalt barnehaveopptak? Hurra! Det har ikke vært noen motstand hos brukerne. Nettopp fordi dette er et så godt ekempel på økt brukervennlighet og at løsningene har vært etterspurt blant brukerne. Tidligere kunne et svarbrev gjerne komme mens man var på ferie. Da klarte man i verste fall ikke å overholde svarfristen og risikerte å miste den sårt tiltrengte plassen. Slik et det ikke i dag. Tilbud om barnehaveplass sendes til din digitale postkasse. Har du ikke dette sendes tilbudet til din side på Altinn.no. I tillegg får du varsel om dette på e-post og sms. Med de digitale løsningene kan man svare uansett hvor man befinner seg. Hele barnehaveopptaket er i dag digitalt, men Oslo kommun stopper ikke der. De ser hele tiden på muligheter for ytterligere forbedringer. Både med hensyn til brukervennlighet og forbedringer i produktiviteten.