Bruk av digital postkasse

postkasse med en krøllalfaSom en del av effektiviseringen og muligheten for å spare penger oppfordres nordmenn til å ta i bruk en digital postkasse i kommunikasjonen med det offentlige. Her i Norge er det Direktoraret for forvaltning og IKT (Difi) som er pådriver for dette. Målet er å få så mange som mulig til å ta dette i bruk. Utviklingen har gått tregere enn forventet. I November 2016 var det 1,5 millioner nordmenn som hadde skaffet seg dette. Målet til Difi er 3,8 millioner potensielle brukere. En årsak til dette er også at statlige etater har vært trege til å ta i bruk ordningen. Bare 44 av 139 statlige etater klarte fristen 1. april 2016.

Digitale postkasser er ikke blitt tatt i bruk så raskt som ønskelig


offentlige digitale postkasser
Utviklingen har gått tregere enn forventet og noe av årsaken til dette er at mange potensielle brukere er litt forvirret og kanskje frustrerte over det de oppfatter som enda en tjeneste i tillegg til Altinn. I Norge er de digitale alternativene e-Boks eller Digipost. For å få litt fart i bruken av digital postkasse sendte Difi ut brev til mer enn 2,6 millioner nordmenn i oktober og november i 2016. Hovedhensikten var å få flere til å droppe papir og gå for digitalt. Noen vil vel mene at det er et paradoks at det offentlige sender informasjon om digitale brev på papir, men hensikten var altså å kunne sende flere brev digitalt i fremtiden. For å få til det er det viktig at så mange som mulig har valgt en digital postkasse.

difi logoDette ble ikke tatt like godt i mot av alle. De digitale postkassene skal samle kommunikasjon mellom innbyggerne og det offentlige på et sted. Men ikke alle liker dette. En årsak til det er at man likevel behøver Altinn for å sende selvangivelse, navneendring og melding om flytting. Mange er blitt forvirret av dette, og derfor har Difi arbeidet for å få klarere frem potensialet med den digitale postkassen. Folk kan fremdeles velge å ikke registrere seg og dermed fortsette å få brev fra det offentlige fysisk. Da kan det også være greit å reservere seg mot ordningen, slik at man er sikret å motta brev fra det offentlige på papir.

Etter informasjon og utsendelse ser det nå ut til at det løsner. Hver dag registrerer mellom 20 og 50 tusen nye brukere seg. Og i takt med at offentlig sektor digitaliserer tjenester og prosesser i et hurtig tempo, vil det bli en kraftig vekst i bruk og utbredelse. For å få så mange som mulig til å ta i  bruk den digitale postkassen er målrettet markedsføringsarbeid viktig. Hos det offentlige er god forvaltning og stabil drift i løsningene også viktig for suksess. Det ser også ut til at det er ute i kommunene at digital post til innbyggerne kommer til å øke mest. Dette fordi den digitale postkassen ikke bare skal være en postkasse. I fremtiden vil nye funksjoner sørge for løsninger som legger til rette for enkel dialog mellom etatene og brukerne. Det samme vil gjelde mellom postkassene og etater som portaler.

Stort potensiale med digitale postkasser

Skal man få ut det fulle potensialet av den digitale postkassen er man avhengig av at mange velger det. En digital postkasse er sikrere enn en vanlig innboks eller fysisk postkasse, og det offentlige vil gjerne bruke disse til å sende sensitivt materiale som skatteoppgjør, helseopplysninger og vedtaksbrev for å nevne noen. Difi har beregnet at det offentlige kan spare omlag 400 millioner kroner hvert år på sende dokumentene digitalt i stedet for som fysiske brev.

Selv om reisen kanskje har vært litt humpete frem til nå, og digitale postkasser ikke er blitt tatt i bruk så raskt som ønsket, er potensialet stort. Det skal gjøre det mer brukervennlig for de som har en slik postkasse. Man sparer tid i kommunikasjonen og man kan etterhvert kommunisere begge veier. For det offentlige er det også en mer effektiv kommunikasjonsform som frigjør ressurser som kan brukes til andre oppgaver. Og i dette ligger det også et kjempestort potensiale for å spare masse penger.